Trong Excel,
việc đánh số thứ tự một danh sách thì ai dùng Excel cũng biết làm. Tuy nhiên để
đánh số và tùy biến chuyên sâu thì không phải ai cũng sành và cam đoan với các
bạn là nó phong phú và đa dạng hơn bạn nghĩ nhiều. Bài viết sẽ cho các bạn một cái
nhìn toàn cảnh về vấn đề này.
1- Đầu tiên và
cùi nhất của dân mới tập tò từ Word chuyển sang dùng Excel là gõ trực tiếp từ 1
đến cuối, ha ha. Bạn đừng tưởng đây là chuyện không có. Tôi gặp vài lần rồi và
cam đoan có người dùng cách này thật 100%.
2- Cách tiếp
theo có lẽ đông người dùng nhất vì đây là cách cơ bản, đầu tiên mà các nơi dạyExcel đều hướng dẫn cho học viên, đó là gõ 1 và 2 ở hai ô trên cùng, quét chọn
cả 2 ô rồi nắm chuột kéo xuống để sao chép (Hình 1)
Cách này có 1
biến thể là quét chọn 2 ô rồi bấm đúp vào góc phải bên dưới của vùng chọn, tốc
độ hơn nhiều so với cách kéo chuột.
3- Tiếp đến là
cách chỉ gõ duy nhất số 1 trên đầu dãy thứ tự rồi dùng 1 trong 2 biến thể:
- Nếu ô chứa
số 1 chưa định dạng gì cả (tức General) hoặc định dạng Number thì đồng thời bấm
Ctrl và dùng chuột kéo xuống.
- Nếu ô chứa
số 1 đã định dạng Text (góc trên bên trái của ô sẽ có miếng tam giác màu lục)
thì chỉ dùng chuột để kéo (Hình 2).
Trường hợp này
nếu dùng đồng thời Ctrl + kéo chuột thì các ô dưới sẽ chỉ nhận giá trị sao chép
là 1.
4- Cách dùng
chức năng fill để điền thứ tự. Gõ số 1 vào ô đầu dãy thứ tự, chọn ô đó rồi vào
Edit -> Fill -> Series... và đặt như trong hình ví dụ (Hình 3). Cách này
không dùng được khi ô chứa số 1 được định dạng Text.
5- Tiếp theo
là cách dùng công thức = địa chỉ ô + 1. Với ví dụ ở hình 2, tại ô A4 gõ công
thức =A3+1 rồi sao chép xuống. Cách này tiện hơn các cách trên là khi bị lủng
số thứ tự do xóa hay chèn dòng thì ta chỉ cần sửa, sao chép công thức ngay tại
chổ xóa/chèn thôi.
6- Tiếp đến
nữa là trường hợp danh sách bị ngắt quãng bởi dòng tổng phụ hoặc tên của tập
hợp (Hình 4). Tại dòng này không có số
thứ tự hoặc đánh số thứ tự A, B, C hoặc I, II, III
- Đối với
trường hợp không có số thứ tự như hình 4 thì tại A4 gõ số 1 và dùng công thức
tại A5= IF(NOT(ISBLANK(A4));A4+1;A3+1), rồi sao chép xuống cho các dòng cần
đánh thứ tự.
- Đối với
trường hợp tại A3 có thứ tự là I và A9 là II thì dùng công thức: A5 =IF(ISNUMBER(A4);A4+1;A3+1)
rồi sao chép xuống, tất nhiên phải chừa dòng II đó ra.
7- Cách này
dùng hàm COUNT áp dụng cho các bảng nhiều cột như bảng lương, có nhiều tổng phụ
là các phòng ban. Hãy xem xét hình 5:
Dòng tổng phụ
được chừa trống tại cột C và D nhưng sẽ có số liệu tại cột E.
- Đơn giản
nhất trong trường hợp này là dùng hàm COUNT. Tại A4 nhập công thức = COUNT($A$3:A3)+1
rồi sao chép xuống. Tại A10 bạn sẽ có công thức =COUNT($A$3:A9)+1
- Tuy nhiên đề
phòng trường hợp trong bảng có các dòng ẩn không chứa dữ liệu sẽ làm sai lệch
số thứ tự, hãy dùng công thức sau A4 = IF(D4="";"";COUNT($A$3:A3)+1)
8- Cuối cùng
là trường hợp đánh số thứ tự cho bảng có dùng AutoFilter. Mục đích là dù bạn có
lọc theo kiểu nào thì danh sách lọc vẫn có số thứ tự từ 1 đều đặn đến cuối,
không nhảy cóc. Hãy xét dữ liệu nguyên vẹn như hình 6:
- Tại ô A3
nhập công thức = SUBTOTAL(103;$B$3:B3) rồi sao chép xuống (các dòng có màu và
không màu xen kẽ là một thủ thuật dùng Conditional Formatting, bạn tìm đọc để
biết thêm) - Giờ giả sử bạn lọc cột D
với số lượng >=10. Kết quả cho ra 6 vật tư (Hình 7)
Số thứ tự vẫn
nhảy đều đặn từ 1 đến 6 như là một danh sách chưa qua filter. Nói thêm là công
thức trên bạn có thể thay đổi SUBTOTAL(103;$B$3:B3)
bằng SUBTOTAL(3;$B$3:B3) nhưng với
tham số 103 bạn chắc chắc không bị nhảy sai số thứ tự bởi nó đã tự động loại
trừ các dòng ẩn thủ công bên trong dữ liệu.
(Thấy hữu ích, các bạn like, còm động viên phát nhé!)
BẢN QUYỀN BỞI TRẦN XUÂN THIÊN (LỆ ĐÁ)