ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRONG EXCEL – LẮM THỨ CHỨ ĐỪNG TƯỞNG!

Trong Excel, việc đánh số thứ tự một danh sách thì ai dùng Excel cũng biết làm. Tuy nhiên để đánh số và tùy biến chuyên sâu thì không phải ai cũng sành và cam đoan với các bạn là nó phong phú và đa dạng hơn bạn nghĩ nhiều. Bài viết sẽ cho các bạn một cái nhìn toàn cảnh về vấn đề này.

1- Đầu tiên và cùi nhất của dân mới tập tò từ Word chuyển sang dùng Excel là gõ trực tiếp từ 1 đến cuối, ha ha. Bạn đừng tưởng đây là chuyện không có. Tôi gặp vài lần rồi và cam đoan có người dùng cách này thật 100%.

2- Cách tiếp theo có lẽ đông người dùng nhất vì đây là cách cơ bản, đầu tiên mà các nơi dạyExcel đều hướng dẫn cho học viên, đó là gõ 1 và 2 ở hai ô trên cùng, quét chọn cả 2 ô rồi nắm chuột kéo xuống để sao chép (Hình 1)

Cách này có 1 biến thể là quét chọn 2 ô rồi bấm đúp vào góc phải bên dưới của vùng chọn, tốc độ hơn nhiều so với cách kéo chuột.

3- Tiếp đến là cách chỉ gõ duy nhất số 1 trên đầu dãy thứ tự rồi dùng 1 trong 2 biến thể:

- Nếu ô chứa số 1 chưa định dạng gì cả (tức General) hoặc định dạng Number thì đồng thời bấm Ctrl và dùng chuột kéo xuống.

- Nếu ô chứa số 1 đã định dạng Text (góc trên bên trái của ô sẽ có miếng tam giác màu lục) thì chỉ dùng chuột để kéo (Hình 2).

Trường hợp này nếu dùng đồng thời Ctrl + kéo chuột thì các ô dưới sẽ chỉ nhận giá trị sao chép là 1.

4- Cách dùng chức năng fill để điền thứ tự. Gõ số 1 vào ô đầu dãy thứ tự, chọn ô đó rồi vào Edit -> Fill -> Series... và đặt như trong hình ví dụ (Hình 3). Cách này không dùng được khi ô chứa số 1 được định dạng Text.

5- Tiếp theo là cách dùng công thức = địa chỉ ô + 1. Với ví dụ ở hình 2, tại ô A4 gõ công thức =A3+1 rồi sao chép xuống. Cách này tiện hơn các cách trên là khi bị lủng số thứ tự do xóa hay chèn dòng thì ta chỉ cần sửa, sao chép công thức ngay tại chổ xóa/chèn thôi.

6- Tiếp đến nữa là trường hợp danh sách bị ngắt quãng bởi dòng tổng phụ hoặc tên của tập hợp  (Hình 4). Tại dòng này không có số thứ tự hoặc đánh số thứ tự A, B, C hoặc I, II, III

- Đối với trường hợp không có số thứ tự như hình 4 thì tại A4 gõ số 1 và dùng công thức tại A5= IF(NOT(ISBLANK(A4));A4+1;A3+1), rồi sao chép xuống cho các dòng cần đánh thứ tự.

- Đối với trường hợp tại A3 có thứ tự là I và A9 là II thì dùng công thức: A5 =IF(ISNUMBER(A4);A4+1;A3+1) rồi sao chép xuống, tất nhiên phải chừa dòng II đó ra.

7- Cách này dùng hàm COUNT áp dụng cho các bảng nhiều cột như bảng lương, có nhiều tổng phụ là các phòng ban. Hãy xem xét hình 5:

Dòng tổng phụ được chừa trống tại cột C và D nhưng sẽ có số liệu tại cột E.

- Đơn giản nhất trong trường hợp này là dùng hàm COUNT. Tại A4 nhập công thức = COUNT($A$3:A3)+1 rồi sao chép xuống. Tại A10 bạn sẽ có công thức =COUNT($A$3:A9)+1

- Tuy nhiên đề phòng trường hợp trong bảng có các dòng ẩn không chứa dữ liệu sẽ làm sai lệch số thứ tự, hãy dùng công thức sau A4 =             IF(D4="";"";COUNT($A$3:A3)+1)

8- Cuối cùng là trường hợp đánh số thứ tự cho bảng có dùng AutoFilter. Mục đích là dù bạn có lọc theo kiểu nào thì danh sách lọc vẫn có số thứ tự từ 1 đều đặn đến cuối, không nhảy cóc. Hãy xét dữ liệu nguyên vẹn như hình 6:

- Tại ô A3 nhập công thức = SUBTOTAL(103;$B$3:B3) rồi sao chép xuống (các dòng có màu và không màu xen kẽ là một thủ thuật dùng Conditional Formatting, bạn tìm đọc để biết thêm)    - Giờ giả sử bạn lọc cột D với số lượng >=10. Kết quả cho ra 6 vật tư (Hình 7)

Số thứ tự vẫn nhảy đều đặn từ 1 đến 6 như là một danh sách chưa qua filter. Nói thêm là công thức trên bạn có thể thay đổi SUBTOTAL(103;$B$3:B3) bằng SUBTOTAL(3;$B$3:B3) nhưng với tham số 103 bạn chắc chắc không bị nhảy sai số thứ tự bởi nó đã tự động loại trừ các dòng ẩn thủ công bên trong dữ liệu.

(Thấy hữu ích, các bạn like, còm động viên phát nhé!)

BẢN QUYỀN BỞI TRẦN XUÂN THIÊN (LỆ ĐÁ)